Når Nyborg Kommune modtager eller indsamler personoplysninger om dig, skal vi efter reglerne i databeskyttelsesforordningen give dig en række oplysninger. Vi skal bl.a. orientere dig om, hvordan vi behandler dine personoplysninger og hvilke særlige rettigheder, du har, når vi behandler personoplysninger om dig. Derfor sender vi denne skrivelse til dig.

Skrivelsen er alene til orientering. Du behøver ikke at foretage dig noget, og du mister ingen rettigheder ved ikke at læse skrivelsen.

Vi er den dataansvarlige – sådan kontakter du os

Nyborg Kommune er ansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig.

Vores kontaktoplysninger er:

Nyborg Kommune

Skole- og Kulturafdelingen

Torvet 1

5800 Nyborg

Telefon: 6333 7000

E-mail: kommune@nyborg.dk

Mails indeholdende følsomme personoplysninger bør altid sendes ved sikker mail via e-boks eller borger.dk.

Kontaktoplysninger på vores databeskyttelsesrådgiver (DPO)

Vores databeskyttelsesrådgiver er uafhængig og har til opgave at sikre, at vi overholder reglerne i databeskyttelsesforordningen. Hvis du har spørgsmål til vores generelle behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.

Du kan kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på følgende måder:

Brev: Bech-Bruun Advokatpartnerselskab, Værkmestergade 2, 8000 Aarhus C

Mail: dpo.nyborg@bechbruun.com

Sikker beskedfunktion: https://dpo.bechbruun.com/nyborg

Telefon: 7227 3002

Formålet med behandlingen af dine og dit barns personoplysninger

Vi behandler dine og dit barns personoplysninger i forbindelse med dit barns skoleindskrivning og skolegang.

Retsgrundlaget for behandlingen af dine og dit barns personoplysninger
Vi behandler dine og dit barns personoplysninger på følgende grundlag:

• Almindelige personoplysninger behandles i medfør af  databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1. 
• Hvis kommunen har modtaget følsomme personoplysninger om dig/dit barn, behandles disse i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2.
• Behandler vi oplysninger om strafbare forhold er vores behandling baseret på databeskyttelseslovens § 8.
• Behandling af oplysninger om personnummer sker med henblik på entydig identifikation, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.
• Folkeskoleloven.

Hvilke personoplysninger behandler vi

Vi behandler kun de oplysninger om dig og dit barn, der er relevante i forhold til ovenstående formål og lovgrundlag.

Vi behandler almindelige personoplysninger om dig og dit barn, f.eks. navn, adresse, mail, telefonnummer og lignende.

Vi behandler dit og dit barns cpr.nr.

Vi behandler endvidere oplysninger om helbred, trivsel, standpunkt og øvrige oplysninger, som er relevante i forbindelse med undervisningen, skolegang og evt. fritidstilbud.

Hvor stammer dine personoplysninger fra

De personoplysninger, som vi behandler om dig og dit barn, har vi modtaget eller indsamlet fra dig selv, den anden forælder, dit barn, personalet i skole, dagtilbud og fritidstilbud, og fra cpr-registeret.

Derudover kan vi efter omstændighederne modtage oplysninger fra andre myndigheder.

Eventuelle modtagere af dine personoplysninger

Nyborg Kommune videregiver personoplysninger om dig, hvis vi i lovgivningen er forpligtet hertil, eller du har givet dit samtykke hertil.

Vi udveksler oplysninger indenfor kommunen, når der er lovhjemmel til det.

Fx udveksler skolerne almindelige personoplysninger med Nyborg Bibliotek, da Nyborg Bibliotek administrerer udlån på skolebiblioteket.

Opbevaring af dine personoplysninger

Som offentlig myndighed har vi pligt til at journalisere ind- og udgående post.

Vi sletter dine personoplysninger, når opbevaringspligten udløber og et eventuelt arkiveringskrav er opfyldt. Kommunens sager overføres til Rigsarkivet efter arkivlovens regler herom. Når personoplysningerne er arkiveret eller slettet, har kommunen ikke længere adgang til dem.

Dine rettigheder

Ret til indsigt

Du kan bede om indsigt i, hvilke personoplysninger Nyborg Kommune behandler om dig. Dette skal være med til at sikre din mulighed for at tjekke, at det er de korrekte personoplysninger, Nyborg Kommune behandler, samt at de behandles lovligt.

Ret til berigtigelse

Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv rettet. Som offentlig myndighed er Nyborg Kommune imidlertid underlagt en pligt til at dokumentere det grundlag, som en afgørelse eller en anden beslutning i sin tid blev truffet på.

Det betyder, at kommunen i almindelighed ikke må fjerne oplysninger, når de først er indgået i en sag. Derfor beholder vi de oprindelige, men måske forkerte personoplysninger af hensyn til dokumentationspligten. De korrekte personoplysninger tilføjes imidlertid sagen.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle

personoplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. Det bemærkes i den sammenhæng, at arkivformål er at betragte som vigtige samfundsinteresser.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig. Retten til sletning af oplysninger hos offentlige myndigheder er begrænset, da kommunen bl.a. er underlagt reglerne om notatpligt, journalisering og arkivering.
Retten til at blive glemt og dermed til at få slettet sine personoplysninger gælder heller ikke i de tilfælde, hvor den fortsatte behandling af personoplysningerne er nødvendig for, at Nyborg Kommune kan varetage sine opgaver som offentlig myndighed. 

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Nyborg Kommunes ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Nyborg Kommune vil vurdere, om indsigelsen er berettiget eller ej.

Klage til Datatilsynet

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.